3 règles d’or pour réussir votre archivage électronique

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Archivage électronique

L’archivage numérique n’est pas chose aisée. Il ne suffit pas de cliquer sur la petite disquette de son traitement de texte favori pour valider que vos documents sont archivés. Mais avant de parler informatique, essayons de donner une définition claire et au plus juste de l’archivage. Pour ce faire, nous sommes allé à la rencontre d’Isabelle, archiviste professionnelle itinérante, responsable du cycle de vie des documents papiers et numériques que produisent certaines communes en haute Savoie.

Si vous deviez vous présenter en quelques mots vous diriez quoi ? 

Passionnée d’Histoire, j’ai découvert l’univers des Archives lors d’un stage découverte en 3ème année de Licence d’Histoire. Après un Master Métiers des Archives à l’université Lyon 3, je travaille aujourd’hui comme archiviste itinérante au Centre de Gestion (CDG) de la Haute-Savoie.

Si vous deviez définir votre métier en 1 phrase, vous diriez quoi ? 

J’aide les collectivités et les individus à prendre conscience de l’importance de leur production documentaire (papier ou dématérialisée) du point de vue fonctionnel, juridique et patrimonial.

Quelle est, d’après vous et suite à votre expérience, la définition exacte de l’Archivage ?

L’archivage consiste à collecter l’ensemble des documents produits, à le classer (en triant ce qui se garde et ce qui s’élimine), à le conserver dans de bonnes conditions et à le communiquer au fil des besoins. C’est un travail qui commence dès sa production et quel que soit le support concerné.

Est-ce que cette définition est également valable pour l’Archivage Numérique ?

Cette définition est d’autant plus valable que les supports des données numériques changent très vite (Que deviennent les données conservées sur des disquettes aujourd’hui ??).

Les archives produites doivent garder un caractère intègre et authentique ; c’est-à-dire que l’on doit pouvoir prouver leurs auteurs et que leurs contenus n’ont pas été modifiés !

Si vous deviez donner 3 règles pour réussir son archivage électronique, que diriez-vous ?

  1. Choisir un bon support, celui qui permettra des migrations faciles vers un nouveau support avant son obsolescence (en lien avec l’informaticien).
  2. Organiser un plan de classement numérique ; cela implique également d’enregistrer les fichiers sous un bon format, avec un bon nommage.
  3. Penser à l’indexation des documents pour une recherche pertinente.

Quel est votre regard sur votre domaine professionnel, vis-à-vis de l’archivage électronique ? 

Aujourd’hui, la majorité des documents sont nativement numériques. Or, ces documents représentent une masse importante de données et, la plupart du temps, les supports sont plus moins bien organisés ou sauvegardés. Mais une sauvegarde n’est pas de l’archivage et le risque de perdre beaucoup de données me préoccupe.

L’archivage électronique nécessite de repenser sa production documentaire avec une vision à long terme et tout le monde est concerné !

Comment appréhendez-vous tous ces changements dans le domaine de l’archivage ?

La prise de conscience doit venir aussi des producteurs d’archives, c’est à dire de tous les utilisateurs : les archives numériques sont invisibles par rapport aux archives papier qui visuellement peuvent encombrer les placards ! J’espère que les personnes n’attendront pas une potentielle perte de données pour se préoccuper de l’archivage numérique !

Laissez-nous vos coordonnées pour un audit complet de vos supports numériques, vous serez contacté dans les plus brefs délais !

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